- El software tributario y los datos de los clientes dependían de un computador de oficina.
- El acceso remoto era limitado y había riesgo de información dispersa en equipos personales.
- Varios contadores necesitaban trabajar a la vez, también desde casa, antes de la temporada alta.
experiencias y situaciones reales de las PYMES
Experiencias y escenarios donde la nube, el software y la seguridad resuelven algo concreto
Empezamos con una experiencia de implementación y seguimos con situaciones frecuentes en empresas pequeñas y medianas de Colombia. Sirven para que reconozca la suya y sepa, antes de conversar, qué tipo de trabajo implicaría.
Sobre estas páginas: por confidencialidad no publicamos nombres, lugares, tamaños ni resultados de clientes; hablamos de contextos y de lo aprendido. Los escenarios son ilustrativos: situaciones tipificadas, no referencias ni testimonios.
Experiencia de referencia
Una firma de servicios tributarios y contables en Estados Unidos
- Servidor Windows Server en AWS, cifrado, con directorio de usuarios propio.
- Acceso solo mediante red privada cifrada, sin el puerto de Escritorio Remoto abierto a internet.
- Migración de los datos históricos, con verificación.
- Respaldos automáticos y horario de encendido para controlar el costo.
- Cada usuario con su propia cuenta, su acceso directo y una guía paso a paso.
- Varios contadores trabajan a la vez, desde sus casas, en el mismo programa y la misma base de datos.
- La información de los clientes quedó centralizada y cifrada, no en discos personales.
- Probar con un grupo piloto antes del cambio general evita sorpresas en pleno uso.
- Documentar cada incidente y su solución, desde el primer día, ahorra tiempo la siguiente vez.
- Verificar la licencia del software de escritorio antes de diseñar, no después.
- Una cuenta por persona hace más fácil dar y quitar accesos.
Qué se entregó: plan de implementación por fases, manual técnico, manual del usuario, y registro de incidentes con su solución y lecciones aprendidas.
Escenarios ilustrativos · Colombia
Siete situaciones frecuentes en empresas pequeñas y medianas
Son escenarios simulados a partir de situaciones comunes, no clientes reales. Los usamos para que reconozca la suya.
Escenario A · Firma contable en Colombia
El programa contable vive en un computador «servidor» y todos se conectan a una carpeta
La situaciónUna firma contable con varios auxiliares comparte el programa de escritorio por una carpeta en red. En el cierre de mes se vuelve lento, a veces la base de datos se bloquea, y quien trabaja desde casa copia archivos en una memoria USB.
Qué se proponeLlevar el programa y la base de datos a un servidor en la nube, con acceso por red privada cifrada y una cuenta por persona. Verificar antes que el fabricante permite ese uso, y migrar con comprobación de integridad.
Qué se busca lograrQue todo el equipo trabaje sobre una sola base de datos, desde la oficina o desde casa, con respaldos automáticos y sin copias sueltas.
Línea asociada: Cloud para PYMESEscenario B · Distribuidora
La facturación y el inventario dependen de un computador de bodega
La situaciónUna distribuidora con bodega y tres vendedores factura e inventaría en un solo equipo. Si el disco falla, no hay facturación; los pedidos llegan por WhatsApp y se pasan a mano.
Qué se proponeMover el sistema a la nube con respaldos probados y, para la parte comercial, ordenar los pedidos y cotizaciones en una herramienta pensada para ello, como Cliente365 u otro desarrollo a la medida.
Qué se busca lograrContinuidad si el equipo de la bodega falla, y menos pedidos perdidos entre conversaciones.
Línea asociada: Cloud para PYMES · Cliente365Escenario C · Consultorio o clínica pequeña
La historia clínica está en un solo computador y nadie ha probado el respaldo
La situaciónUn consultorio guarda historias clínicas e imágenes en el computador de la recepción. Es información sensible de pacientes (Ley 1581 de 2012). Si roban o dañan el equipo, se pierde la historia, y los respaldos nunca se han restaurado.
Qué se proponeServidor en la nube con discos cifrados, accesos por persona y respaldos automáticos, más una prueba controlada de restauración con informe. Sin dar opiniones legales: la parte normativa se coordina con el asesor del consultorio.
Qué se busca lograrDatos de pacientes centralizados y cifrados, y evidencia de que la recuperación funciona.
Línea asociada: seguridad verificable · Línea asociada: Cloud para PYMESEscenario D · Firma jurídica
Un abogado se fue y se llevó expedientes en su portátil
La situaciónUna firma jurídica trabaja con expedientes guardados en los portátiles de cada abogado. Cuando alguien se va, nadie está seguro de qué información sale con esa persona ni de qué accesos siguen activos.
Qué se proponeCentralizar los expedientes en un entorno cifrado con directorio de usuarios, de modo que desactivar a una persona sea un solo paso, y revisar los accesos existentes.
Qué se busca lograrControl sobre quién accede a qué, y un procedimiento claro cuando alguien entra o sale del equipo.
Línea asociada: Cloud para PYMES · Línea asociada: seguridad verificableEscenario E · PYME con sedes o personal remoto
Para trabajar desde casa se abrió un puerto en el router
La situaciónUna empresa con dos sedes contrató a dos personas remotas y, para que se conectaran, alguien abrió el acceso de Escritorio Remoto a internet. Funciona, pero nadie sabe quién más lo intenta usar.
Qué se proponeCerrar ese puerto y reemplazarlo por una red privada cifrada con aprobación de cada equipo y reglas por persona, sobre un servidor en la nube.
Qué se busca lograrAcceso remoto sin puertos expuestos, y un registro claro de qué equipos y personas pueden entrar.
Línea asociada: Cloud para PYMESEscenario F · Contratista que recibe un cuestionario
Un cliente corporativo pide evidencia de seguridad con fecha límite
La situaciónUna empresa proveedora recibe un cuestionario de seguridad de su cliente más importante. Tiene controles reales, pero no están documentados ni probados, y responder mal puede costar el contrato.
Qué se proponeLeer el cuestionario pregunta por pregunta, probar lo que se pueda probar (por ejemplo, la restauración de respaldos), documentar la evidencia y declarar con honestidad lo que hoy no se puede acreditar.
Qué se busca lograrRespuestas sustentadas con soportes, y una lista clara de vacíos con responsable y plazo.
Línea asociada: seguridad verificableEscenario G · Proceso hecho en hojas de cálculo
Los pedidos y aprobaciones viven en Excel, correos y chats
La situaciónUna PYME gestiona pedidos, aprobaciones y seguimientos en hojas de cálculo que se duplican entre personas. Cada cierre exige conciliar versiones a mano.
Qué se proponeDefinir con el equipo el proceso real y construir una herramienta a la medida, por entregas cortas, con IA como apoyo al desarrollo y con manual para quien la administre.
Qué se busca lograrUn solo lugar de trabajo para el proceso, con trazabilidad de quién hizo qué.
Línea asociada: software a la medidaLo que estas experiencias no prometen: ningún caso descrito implica que el resultado se repita en su organización. El alcance, el punto de partida y la disponibilidad de su equipo cambian el camino, y por eso lo definimos con usted por escrito.
¿se parece a la suya?